​

 

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Bydgoszczy

Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Bydgoszczy. Służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości oraz podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

Dokument został wprowadzony w dniu 25 września 2024 roku na mocy Zarządzenia Nr 73/2024 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bydgoszczy, określa:

• zasady zgłaszania naruszeń prawa,
• schemat podejmowania działań następczych oraz
• ochronę osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa.

Definicje:

Ilekroć w Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych jest mowa o:

1. Procedurze – należy przez to rozumieć Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.

2. Podmiocie - należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bydgoszczy.

3. Pracodawcy – należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bydgoszczy.

4. Zespole – należy przez to rozumieć osoby, wyznaczone przez Pracodawcę, odpowiedzialne za: przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawujące całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych, przetwarzanie danych osobowych (włączając weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej) oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

5. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą (niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta).  

6. Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie.

7. Zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Podmiotowi informacji o naruszeniu prawa.

8. Zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

9. Informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

10. Kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

11. Osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

12. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

13. Osobie powiązanej z Sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. - Kodeks karny (osobą najbliższą jest małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu).

14. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.

15. Kanale zgłaszania – należy przez to rozumieć techniczne i organizacyjne rozwiązania, umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.

16. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu:

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.

Przedmiot zgłoszeń dokonywanych przez Sygnalistę dotyczy:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• zdrowia publicznego;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Zgłoszenie naruszeń prawa może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze, tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

Dokonywanie zgłoszeń:

Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:

a) zgłoszenie pisemne

- na adres pocztowy: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bydgoszczy, ul. Ogrodowa 9, 85-039 Bydgoszcz, w kopercie opatrzonej dopiskiem „Zgłoszenie - Sygnalista”

lub

- poprzez złożenie w Punkcie Informacji Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bydgoszczy, przy ul. Ogrodowej 9, 85-039 Bydgoszcz, w kopercie opatrzonej dopiskiem „Zgłoszenie - Sygnalista”

b) zgłoszenie poprzez dedykowany adres e-mail, ze wskazaniem tytułu e-mail: Zgłoszenie-Sygnalista, z wykorzystaniem internetowego formularza zgłoszeń, dostępnego pod adresem: https://sygnalista.mopsbydgoszcz.pl;

c) zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Zespołu, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

Zakaz działań odwetowych:

Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, a także w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie Sygnalisty, stanowić będzie naruszenie Procedury i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe. Za działania odwetowe, z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, uważa się także groźbę. 

Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

• odmowa nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
• niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
• przeniesienie Sygnalisty na niższe stanowisko pracy;
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych - Sygnalisty;
• niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
• mobbing;
• dyskryminacja;
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Sygnalisty na takie badania;
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Dane osobowe:

Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.

Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu.

Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem, wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych.

Procedura Ochrony Danych Sygnalisty oraz klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych Sygnalisty stanowi integralną część wewnętrznego przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wraz załącznikami dostępna jest także na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bydgoszczy pod adresem: https://bip.mopsbydgoszcz.pl.